Bezpečné odesílání citlivých dat e-mailem

E-mail je rychlý, jednoduchý a nepostradatelný téměř v každé organizaci, ale často se zapomíná, že standardní e-mail není automaticky bezpečný pro zasílání citlivých informací. Vzpomeňte si na údaje o zákaznících, smlouvy, faktury, přihlašovací údaje nebo finanční dokumenty. Při nezabezpečeném odesílání mohou být tyto údaje zachyceny nebo se mohou dostat do nesprávných rukou

Pro prodejce hostingu, doménových jmen a certifikátů SSL je to důležitý problém. Spravujete nejen vlastní komunikaci, ale také podporujete zákazníky, kteří denně posílají důvěrné údaje. Uplatňováním postupů bezpečné elektronické pošty a poskytováním poradenství v této oblasti zvyšujete bezpečnost svých služeb

Proč není standardní e-mail vždy bezpečný

Mnoho e-mailů je odesíláno bez dalšího šifrování. To znamená, že informace mohou být zachyceny cestou, pokud není spojení řádně zabezpečeno. Kromě toho jsou zprávy často uloženy na různých poštovních serverech a mohou být snadno přeposlány nebo nesprávně přesměrovány

Právě proto je důležité zacházet s citlivými údaji sdílenými prostřednictvím e-mailu opatrně

Pro důvěrné informace používejte šifrování

Šifrování je jednou z nejdůležitějších součástí bezpečné e-mailové komunikace. Díky němu je obsah zprávy nečitelný pro neoprávněné osoby. Informace si může prohlédnout pouze správný příjemce

Mnoho profesionálních e-mailových prostředí podporuje zabezpečené připojení pomocí protokolů, jako je TLS. Kromě toho lze soubory šifrovat individuálně pomocí hesla

Zde platí důležité pravidlo: nikdy neposílejte heslo ve stejném e-mailu jako samotnou přílohu

Chraňte přílohy extra dobře

Přílohy často obsahují ty nejcitlivější informace, jako jsou soubory PDF, tabulky nebo dokumenty zákazníků. Zabezpečením souborů heslem nebo šifrováním zabráníte neoprávněnému přístupu v případě, že se e-mail dostane špatným směrem

Pro větší nebo důvěrné soubory může být zabezpečená souborová prostředí lepší alternativou než standardní e-mail

Používejte silná hesla a dvoufázové ověřování

Zabezpečena by měla být nejen samotná zpráva, ale i e-mailový účet. Vždy používejte silná a jedinečná hesla a pokud je to možné, zapněte dvoufázové ověřování (2FA). Snížíte tak pravděpodobnost zneužití účtů neoprávněnými osobami

V organizacích s více zaměstnanci je také vhodné stanovit jasná přístupová práva a bezpečnostní pokyny

Dávejte pozor na phishing a lidské chyby

K mnoha bezpečnostním incidentům dochází v důsledku lidské chyby. K úniku dat může stačit špatná e-mailová adresa, podezřelý odkaz nebo phishingový e-mail

Proto vždy pečlivě kontrolujte

• Příjemce zprávy
• Přílohy a odkazy
• Zda je skutečně nutné zasílat citlivé údaje
• Zda je spojení bezpečné

Upozorníte-li zaměstnance na tato rizika, výrazně snížíte pravděpodobnost problémů

Bezpečné e-mailové prostředí začíná u spolehlivého hostingu

Kromě správných postupů hraje významnou roli také infrastruktura. Stabilní hostingové prostředí s aktuálními bezpečnostními opatřeními tvoří základ bezpečné e-mailové komunikace

U společnosti OXXA.com můžete jako prodejce snadno spravovat doménová jména, webhosting a SSL certifikáty v rámci jednoho integrovaného systému. Díky výběru z více než 1 200 doménových koncovek a plným možnostem white-label budujete své služby zcela pod vlastní značkou

Díky 25 letům zkušeností, každodennímu zálohování a spolehlivým a superrychlým webhostingovým řešením máte stabilní základnu pro své zákazníky a jejich online komunikaci

Shrnutí

Bezpečné nakládání s citlivými informacemi prostřednictvím e-mailu je stále důležitější. Používáním šifrování, silných hesel, dvoufázového ověřování a bezpečného hostingu snižujete riziko úniku dat a bezpečnostních problémů

Pro prodejce to také nabízí možnost aktivně radit zákazníkům v oblasti bezpečné online komunikace a profesionálního e-mailového prostředí

Na přehled