Send følsomme data sikkert via e-mail

E-mail er hurtig, enkel og uundværlig i næsten alle organisationer, men man glemmer ofte, at standard-e-mail ikke automatisk er sikker til at sende følsomme oplysninger. Tænk på kundedata, kontrakter, fakturaer, login-oplysninger eller finansielle dokumenter. Når disse data sendes usikret, kan de opsnappes eller ende i de forkerte hænder

For forhandlere af hosting, domænenavne og SSL-certifikater er dette et vigtigt emne. Du håndterer ikke kun din egen kommunikation, men støtter også kunder, som dagligt sender fortrolige data. Ved at anvende sikker e-mail-praksis og rådgive om denne, øger du sikkerheden for dine tjenester

Hvorfor standard-e-mail ikke altid er sikker

Mange e-mails sendes uden yderligere kryptering. Det betyder, at oplysninger kan opsnappes undervejs, hvis forbindelsen ikke er ordentligt sikret. Desuden gemmes meddelelser ofte på forskellige mailservere og kan nemt videresendes eller omdirigeres forkert

Netop derfor er det vigtigt at håndtere følsomme data, der deles via e-mail, med omhu

Brug kryptering til fortrolige oplysninger

Kryptering er en af de vigtigste komponenter i sikker e-mailkommunikation. Den gør indholdet af en besked ulæseligt for uautoriserede personer. Kun den rette modtager kan se oplysningerne

Mange professionelle e-mailmiljøer understøtter sikre forbindelser via protokoller som TLS. Desuden kan filer krypteres individuelt med en adgangskode

En vigtig regel her: Send aldrig en adgangskode i samme e-mail som selve den vedhæftede fil

Beskyt vedhæftede filer ekstra godt

Vedhæftede filer indeholder ofte de mest følsomme oplysninger, f.eks. PDF-filer, regneark eller kundedokumenter. Ved at sikre filer med en adgangskode eller kryptering forhindrer du uautoriseret adgang, hvis en e-mail går den forkerte vej

For større eller fortrolige filer kan et sikkert filmiljø være et bedre alternativ end standard e-mail

Brug stærke adgangskoder og totrinsbekræftelse

Det er ikke kun selve beskeden, der skal være sikker, det skal e-mailkontoen også. Brug altid stærke og unikke adgangskoder, og aktiver totrinsbekræftelse (2FA), hvor det er muligt. Det reducerer risikoen for, at konti bliver misbrugt af uautoriserede personer

I organisationer med mange ansatte er det også klogt at fastlægge klare adgangsrettigheder og sikkerhedsretningslinjer

Vær opmærksom på phishing og menneskelige fejl

Mange sikkerhedshændelser sker på grund af menneskelige fejl. En forkert e-mailadresse, et mistænkeligt link eller en phishing-mail kan være nok til at lække data

Tjek derfor altid omhyggeligt

• Modtageren af beskeden
• Vedhæftede filer og links
• Om det virkelig er nødvendigt at sende følsomme data
• Om forbindelsen er sikker

Ved at gøre medarbejderne opmærksomme på disse risici reducerer du sandsynligheden for problemer betydeligt

Et sikkert e-mailmiljø starter med pålidelig hosting

Ud over god praksis spiller infrastrukturen også en stor rolle. Et stabilt hostingmiljø med opdaterede sikkerhedsforanstaltninger udgør grundlaget for sikker e-mailkommunikation

Hos OXXA.com kan du som forhandler nemt administrere domænenavne, webhosting og SSL-certifikater i ét integreret system. Med et udvalg på mere end 1.200 domæneudvidelser og fuld white label-funktionalitet kan du opbygge dine tjenester helt under dit eget brand

Takket være 25 års erfaring, daglige sikkerhedskopier og pålidelige og superhurtige webhostingløsninger har du et stabilt grundlag for dine kunder og deres onlinekommunikation

Oversigt

Sikker håndtering af følsomme oplysninger via e-mail bliver stadig vigtigere. Ved at bruge kryptering, stærke adgangskoder, totrinsbekræftelse og sikker hosting reducerer du risikoen for datalækager og sikkerhedsproblemer

For forhandlere giver det også mulighed for aktivt at rådgive kunderne om sikker onlinekommunikation og professionelle e-mailmiljøer

Til oversigten