Lähetä arkaluonteisia tietoja turvallisesti sähköpostitse

Sähköposti on nopea, yksinkertainen ja välttämätön lähes jokaisessa organisaatiossa, mutta usein unohdetaan, että tavallinen sähköposti ei ole automaattisesti turvallinen arkaluonteisten tietojen lähettämiseen. Ajattele esimerkiksi asiakastietoja, sopimuksia, laskuja, kirjautumistietoja tai talousasiakirjoja. Kun nämä tiedot lähetetään suojaamattomina, ne voidaan siepata tai ne voivat päätyä vääriin käsiin

Tämä on tärkeä asia isännöinnin, verkkotunnusten ja SSL-varmenteiden jälleenmyyjille. Sen lisäksi, että hoidat omaa viestintääsi, tuet myös asiakkaita, jotka lähettävät luottamuksellisia tietoja päivittäin. Käyttämällä turvallisia sähköpostikäytäntöjä ja antamalla niistä neuvoja lisäät palvelujesi turvallisuutta

Miksi tavallinen sähköposti ei aina ole turvallinen

Monet sähköpostiviestit lähetetään ilman lisäsalausta. Tämä tarkoittaa, että tiedot voidaan siepata matkalla, jos yhteyttä ei ole suojattu asianmukaisesti. Lisäksi viestejä säilytetään usein eri sähköpostipalvelimilla, ja ne voidaan helposti lähettää eteenpäin tai ohjata väärin

Juuri siksi on tärkeää käsitellä sähköpostitse jaettavia arkaluonteisia tietoja huolellisesti

Käytä salausta luottamuksellisiin tietoihin

Salaus on yksi turvallisen sähköpostiviestinnän tärkeimmistä osatekijöistä. Se tekee viestin sisällön luvattomien henkilöiden lukukelvottomaksi. Vain oikea vastaanottaja voi nähdä tiedot

Monet ammattimaiset sähköpostiympäristöt tukevat suojattuja yhteyksiä TLS:n kaltaisten protokollien avulla. Lisäksi tiedostot voidaan salata erikseen salasanalla

Tärkeä sääntö tässä yhteydessä: älä koskaan lähetä salasanaa samassa sähköpostissa kuin itse liitetiedostoa

Suojaa liitetiedostot erityisen hyvin

Liitetiedostot sisältävät usein arkaluonteisimpia tietoja, kuten PDF-tiedostoja, taulukkolaskentataulukoita tai asiakasasiakirjoja. Suojaamalla tiedostot salasanalla tai salauksella estät luvattoman pääsyn, jos sähköposti menee väärään suuntaan

Suuremmille tai luottamuksellisille tiedostoille suojattu tiedostoympäristö voi olla tavallista sähköpostia parempi vaihtoehto

Käytä vahvoja salasanoja ja kaksivaiheista varmistusta

Itse viestin lisäksi myös sähköpostitilin on oltava suojattu. Käytä aina vahvoja ja yksilöllisiä salasanoja ja ota mahdollisuuksien mukaan käyttöön kaksivaiheinen todentaminen (2FA). Tämä vähentää mahdollisuuksia, että asiattomat henkilöt käyttävät tilejä väärin

Organisaatioissa, joissa on useita työntekijöitä, on myös viisasta laatia selkeät käyttöoikeudet ja turvaohjeet

Ole varuillasi phishingin ja inhimillisten virheiden suhteen

Monet tietoturvaloukkaukset johtuvat inhimillisistä erehdyksistä. Väärä sähköpostiosoite, epäilyttävä linkki tai phishing-sähköposti voi riittää tietovuodon aiheuttajaksi

Tarkista siis aina huolellisesti

• Viestin vastaanottaja
• Liitteet ja linkit
• Onko arkaluonteisten tietojen lähettäminen todella tarpeen
• Onko yhteys turvallinen

Kun saat työntekijät tietoisiksi näistä riskeistä, vähennät huomattavasti ongelmien todennäköisyyttä

Turvallinen sähköpostiympäristö alkaa luotettavalla isännöinnillä

Hyvien käytäntöjen lisäksi myös infrastruktuurilla on suuri merkitys. Vakaa isännöintiympäristö, jossa on ajan tasalla olevat turvatoimet, on turvallisen sähköpostiviestinnän perusta

OXXA.comissa jälleenmyyjänä voit helposti hallita verkkotunnuksia, web-hostingia ja SSL-varmenteita yhdessä integroidussa järjestelmässä. Voit valita yli 1 200 verkkotunnuslaajennuksen joukosta ja käyttää täydellisiä white label -ominaisuuksia, joten voit rakentaa palveluitasi täysin omalla tuotemerkilläsi

25 vuoden kokemuksen, päivittäisten varmuuskopioiden sekä luotettavien ja huippunopeiden webhotelliratkaisujen ansiosta sinulla on vakaa perusta asiakkaillesi ja heidän verkkoviestinnälleen

Yhteenveto

Arkaluonteisten tietojen turvallinen käsittely sähköpostitse on yhä tärkeämpää. Käyttämällä salausta, vahvoja salasanoja, kaksivaiheista varmistusta ja turvallista hosting-palvelua vähennät tietovuodon ja tietoturvaongelmien riskiä

Jälleenmyyjille tämä tarjoaa myös mahdollisuuden neuvoa asiakkaita aktiivisesti turvallisessa verkkoviestinnässä ja ammattimaisissa sähköpostiympäristöissä

Yhteenvetoon