Skicka känsliga uppgifter via e-post på ett säkert sätt

E-post är snabbt, enkelt och oumbärligt i nästan alla organisationer, men det glöms ofta bort att vanlig e-post inte automatiskt är säker för att skicka känslig information. Tänk på kunddata, kontrakt, fakturor, inloggningsuppgifter eller finansiella dokument. När dessa uppgifter skickas osäkrade kan de fångas upp eller hamna i fel händer

För återförsäljare av hosting, domännamn och SSL-certifikat är detta en viktig fråga. Du hanterar inte bara din egen kommunikation utan ger också support till kunder som dagligen skickar konfidentiella uppgifter. Genom att tillämpa säkra e-postrutiner och ge råd om dessa ökar du säkerheten för dina tjänster

Varför standard-e-post inte alltid är säker

Många e-postmeddelanden skickas utan ytterligare kryptering. Det innebär att informationen kan fångas upp på vägen om anslutningen inte är ordentligt säkrad. Dessutom lagras meddelanden ofta på olika e-postservrar och kan lätt vidarebefordras eller omdirigeras felaktigt

Just därför är det viktigt att hantera känsliga uppgifter som delas via e-post med försiktighet

Använd kryptering för konfidentiell information

Kryptering är en av de viktigaste komponenterna i säker e-postkommunikation. Kryptering gör innehållet i ett meddelande oläsligt för obehöriga. Endast rätt mottagare kan ta del av informationen

Många professionella e-postmiljöer har stöd för säkra anslutningar via protokoll som TLS. Dessutom kan filer krypteras individuellt med ett lösenord

En viktig regel här är att aldrig skicka ett lösenord i samma e-postmeddelande som själva bilagan

Skydda bilagor extra väl

Bilagor innehåller ofta den känsligaste informationen, t.ex. PDF-filer, kalkylblad eller kunddokument. Genom att skydda filerna med ett lösenord eller kryptering förhindrar du att obehöriga får tillgång till dem om ett e-postmeddelande hamnar på avvägar

För större eller konfidentiella filer kan en säker filmiljö vara ett bättre alternativ än vanlig e-post

Använd starka lösenord och tvåstegsverifiering

Det är inte bara själva meddelandet som ska vara säkert, utan även e-postkontot. Använd alltid starka och unika lösenord och aktivera tvåstegsverifiering (2FA) där det är möjligt. På så sätt minskar risken för att konton missbrukas av obehöriga

För organisationer med flera anställda är det också klokt att fastställa tydliga åtkomsträttigheter och säkerhetsriktlinjer

Var uppmärksam på nätfiske och mänskliga misstag

Många säkerhetsincidenter beror på mänskliga misstag. Det kan räcka med en felaktig e-postadress, en misstänkt länk eller ett phishing-meddelande för att data ska läcka ut

Kontrollera därför alltid noggrant

• Mottagaren av meddelandet
• Bilagor och länkar
• Om det verkligen är nödvändigt att skicka känsliga uppgifter
• Om anslutningen är säker

Genom att göra medarbetarna medvetna om dessa risker minskar du avsevärt sannolikheten för problem

En säker e-postmiljö börjar med tillförlitlig hosting

Förutom god praxis spelar infrastrukturen också en viktig roll. En stabil hostingmiljö med uppdaterade säkerhetsåtgärder utgör grunden för säker e-postkommunikation

På OXXA.com kan du som återförsäljare enkelt hantera domännamn, webbhotell och SSL-certifikat i ett integrerat system. Med ett urval av mer än 1 200 domäntillägg och fullständiga white label-funktioner bygger du dina tjänster helt under ditt eget varumärke

Tack vare 25 års erfarenhet, dagliga säkerhetskopior och pålitliga och supersnabba webbhotellslösningar har du en stabil grund för dina kunder och deras onlinekommunikation

Sammanfattning

Säker hantering av känslig information via e-post blir allt viktigare. Genom att använda kryptering, starka lösenord, tvåstegsverifiering och säker hosting minskar du risken för dataläckage och säkerhetsproblem

För återförsäljare innebär detta också en möjlighet att aktivt ge kunderna råd om säker online-kommunikation och professionella e-postmiljöer

Till översikt