Сигурно изпращане на чувствителни данни по имейл

Електронната поща е бърза, лесна и незаменима в почти всяка организация, но често се забравя, че стандартната електронна поща не е автоматично защитена за изпращане на поверителна информация. Помислете за данни за клиенти, договори, фактури, данни за вход или финансови документи. Когато се изпращат незащитени, тези данни могат да бъдат прихванати или да попаднат в неподходящи ръце

За дистрибуторите на хостинг, имена на домейни и SSL сертификати това е важен въпрос. Вие не само управлявате собствените си комуникации, но и обслужвате клиенти, които ежедневно изпращат поверителни данни. Като прилагате практики за сигурна електронна поща и съветвате за тях, повишавате сигурността на услугите си

Защо стандартната електронна поща не винаги е сигурна

Много електронни съобщения се изпращат без допълнително криптиране. Това означава, че информацията може да бъде прихваната по пътя, ако връзката не е правилно защитена. Освен това съобщенията често се съхраняват на различни пощенски сървъри и лесно могат да бъдат препратени или неправилно насочени

Точно затова е важно да се борави внимателно с поверителни данни, споделяни чрез електронна поща

Използвайте криптиране за поверителна информация

Криптирането е един от най-важните компоненти на сигурната комуникация по електронна поща. То прави съдържанието на съобщението нечетимо за неоторизирани лица. Само правилният получател може да види информацията

Много професионални среди за електронна поща поддържат защитени връзки чрез протоколи като TLS. Освен това файловете могат да бъдат криптирани индивидуално с парола

Важно правило тук: никога не изпращайте парола в същото електронно писмо, както и самия прикачен файл

Защитете допълнително добре прикачените файлове

Прикачените файлове често съдържат най-чувствителната информация, като например PDF файлове, електронни таблици или документи на клиенти. Като защитите файловете с парола или криптиране, предотвратявате неоторизиран достъп, ако електронното писмо се обърка

За по-големи или поверителни файлове защитената файлова среда може да бъде по-добра алтернатива от стандартната електронна поща

Използвайте силни пароли и двустепенна проверка

Не само самото съобщение, но и имейл акаунтът трябва да бъдат защитени. Винаги използвайте силни и уникални пароли и активирайте двустепенна проверка (2FA), когато е възможно. Това намалява вероятността акаунти да бъдат използвани неправомерно от неоторизирани лица

За организациите с много служители също е разумно да се установят ясни права за достъп и насоки за сигурност

Бъдете нащрек за фишинг и човешки грешки

Много инциденти със сигурността се дължат на човешка грешка. Грешен имейл адрес, подозрителна връзка или фишинг имейл могат да бъдат достатъчни за изтичане на данни

Затова винаги проверявайте внимателно

• Получателя на съобщението
• Прикачените файлове и връзки
• Дали наистина е необходимо да се изпращат чувствителни данни
• Дали връзката е сигурна

Като запознаете служителите с тези рискове, значително намалявате вероятността от проблеми

Сигурната среда за електронна поща започва с надежден хостинг

Освен добрите практики важна роля играе и инфраструктурата. Стабилна хостинг среда с актуални мерки за сигурност е в основата на сигурната комуникация по електронна поща

В OXXA.com, като риселър, лесно управлявате имена на домейни, уеб хостинг и SSL сертификати в рамките на една интегрирана система. С избор от над 1200 разширения на домейни и пълни възможности за "бял етикет" изграждате услугите си изцяло под собствена марка

Благодарение на 25-годишния опит, ежедневните резервни копия и надеждните и супербързи уеб хостинг решения имате стабилна основа за своите клиенти и тяхната онлайн комуникация

Резюме

Безопасната обработка на чувствителна информация чрез електронна поща става все по-важна. Чрез използване на криптиране, силни пароли, двустепенна проверка и сигурен хостинг намалявате риска от изтичане на данни и проблеми със сигурността

За дистрибуторите това също така предлага възможност активно да съветват клиентите си относно сигурната онлайн комуникация и професионалната среда за електронна поща

Към преглед